Cómo ser más eficiente en la gestión de los metadatos

Por Joshua Tallent

Traducido por Arantxa Mellado

¿Alguna vez has hecho cerveza en casa? Tengo un vecino que fabrica cerveza casera y que, los sábados, pasa casi todo el día metido en su garaje, trabajando en la maquinaria, empezando nuevas mezclas y terminando las que empezó semanas atrás.

Hacer cerveza casera es estupendo si se hace bien, pero los procesos de creación no suelen ser eficientes. No veo a mi vecino abriendo una cervecería y poniendo sus mejores botellas a la venta. Además, a veces la cerveza se le echa a perder y no sirve más que para abonar el jardín.

En edición, la gestión “casera” de los metadatos tiene limitaciones similares. Estos sistemas caseros normalmente siguen tres modelos:

1. Complicadas hojas de Excel que van de aquí para allá entre personal y departamentos, cada uno añadiendo información y cruzando los dedos para que el archivo no se dañe.
2. Hojas de Excel de uso privado que nunca se comparten con los compañeros, pero que necesitan actualización por parte de su creador y que suelen tener información obsoleta, incoherente (con la generada por otros) e incorrecta.
3. Bases de datos de FileMaker o Access con funcionalidades limitadas, y posiblemente difíciles de actualizar y ampliar siguiendo las nuevas necesidades de la industria editorial.

En la mayoría de los casos, estas formas caseras gestión de metadatos prosperan porque, tiempo atrás, alguien creó una solución que le era útil y que fue pasando a sus compañeros según se iba necesitando. Sin embargo, ¿qué sucede cuando esa persona se va de la empresa? ¿Qué pasa cuando el número de títulos de la hoja de cálculo supera los ciento o los miles y deviene incontrolable?

Además, los sistemas caseros suelen dejar la creación del archivo ONIX –un elemento principal en el proceso editorial– en los eriales de la creación a mano. Hay cientos de libreros y otros socios comerciales que necesitan recibir los metadatos de los editores. Estos socios comerciales a menudo siguen los estándares comerciales, pero muchos también tienen sus propias especifidades y requerimientos, incluso algunos que contradicen a los de los otros libreros y distribuidores. Si un miembro de tu equipo pasa mucho o todo su tiempo asegurándose de que los ONIX o los Excels que envías a tus socios comerciales son correctos, es que tus procesos de trabajo están maduros para recibir un impulso.

En el mundo de la distribución digital y las ventas a través de Internet, que tan rápido evolucionan, los metadatos cada vez son más y más complejos y más ricos. La industria acaba de hacer el salto de ONIX 2.1 a 3.0, e intenta ponerse al día con este nuevo formato, más avanzado y potente. Cada año, el BISG lanza una versión actualizada de los códigos BISAC, y este año incluye una revisión completa del sistema para todo el apartado de categorías infantil y juvenil. Este tipo de cambios a menudo suponen para los editores un esfuerzo para mantenerse al día, y les demanda dejar de centrarse en aquello en lo que realmente deben centrarse: crear libros.

Otra limitación de estos sistemas caseros es su incapacidad de integrarse con sistemas de inteligencia de negocios, sistemas de contabilidad, sistemas de seguimiento de derechos, y otros. Tampoco tienen la capacidad para hacer seguimiento de calendarios, contratos y otras informaciones clave que los editores necesitan para tomar de decisiones, reaccionar ante las cifras de venta y hacer el trabajo de llevar los libros de la cabeza de los autores a las manos de los lectores.

La buena noticia es que los editores no están solos en esta búsqueda de la eficiencia. Existen sistemas de gestión de metadatos, con procesos para hacer un seguimiento de la información de los libros, para dar acceso a la información a todo el equipo sin tener que compartir archivos en la red local o mediante pen drives, para integrarse con otros sistemas y distribuir ONIX en y por todos los canales necesarios con los requerimientos necesarios, sólo con un click. Sí, trabajo para una de esas empresas, pero el propósito de este artículo no es promocionar nuestro producto, sino mostrarte esto:

1. El procedimiento casero de gestión de metadatos que usas actualmente no es necesario y
2. Hay gente sorprendente ahí fuera que puede ayudarte a gestionar tus metadatos manera más eficiente.

Para ser mejor y disfrutada por más gente, la cerveza casera necesita ser fabricada en casks más grandes con equipos de alta tecnología para controlar el proceso de fermentado. Tus metadatos también, y no tienes por qué fabricarlos tú mismo.

Publicado originalmente en DBW el 17 de noviembre de 2015 con el título 
Homebrew Systems: How to Be More Efficient in Your Metadata Management

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