Beneficios del uso de un software de gestión de metadatos editoriales

Parte de mi trabajo consiste en asesorar a las editoriales y distribuidoras en cómo gestionar bien los metadatos de los libros. Los metadatos son fundamentales para la correcta distribución y venta, y su uso (y mal uso) afecta a toda la industria editorial.

La mayoría de los metadatos se crean en la editorial durante los procesos de edición y producción del libro, y en la toma de decisiones de marketing y ventas. El responsable de derechos, el de edición, el de producción, el de marketing y el de ventas crean y añaden al libro los metadatos correspondientes a su gestión.

El problema surge cuando cada uno de estos responsables o sus departamentos utilizan métodos de gestión manual de metadatos diferentes o independientes: cuando en la editorial no existe un software central de gestión interna de metadatos. Entonces, lo más probable es que los metadatos se dupliquen, se contradigan, pierdan calidad o queden obsoletos. Por no hablar del gasto innecesario en tiempo y dinero (el tiempo es dinero).

Un programa de gestión de metadatos permite a los editores evitar todos estos problemas y le aporta beneficios. He aquí unos cuantos que traduzco (y amplío) de un post de Joshua Talent.

Un software de gestión de metadatos…

1. Elimina la entrada de datos redundantes: Un software de gestión de títulos ayuda a eliminar los problemas derivados de la introducción de datos a través de múltiples sistemas, sean estos portales de librerías o hojas de Excel de librerías.
   No es necesario copiar y pegar, o escribir una y otra vez, los mismos datos en diferentes Excels para usos interno y externo. Y por tanto los datos son siempre coherentes, no redundantes, fiables, completos y actualizados.
2. Consigue que todo el mundo use el mismo archivo. Una única base de datos maestra y un único interfaz para todos los miembros de la editorial permite que todos vean e interactúen con la información del título cuando lo necesiten. Los controles de seguridad del software también permiten limitar los accesos y las capacidades de cada usuario.
3. Crea metadatos de mejor calidad. Los metadatos de calidad son la piedra angular de cualquier negocio editorial. Sin calidad en los metadatos, las ventas se reducen o incluso desaparecen, y a los lectores les resulta más difícil descubrir y comprar los libros. Además de proporcionar al editor el acceso a campos de datos que en ocasiones no sabía ni que existían, el software de gestión de títulos suele ofrecer herramientas de validación o verificación que pueden ayudar al control de calidad y a asegurar que los metadatos incluyen toda la información que deben.
4. Crea metadatos específicos para los socios comerciales. Con la creciente sofisticación del mercado minorista y la proliferación de librerías, distribuidoras y otros socios comerciales, cada vez es más importante proporcionar a cada uno de ellos la información que requieren. Esto puede traducirse en limitaciones territoriales, diferencias de precio, códigos de descuento y mucho más. Pero también en las singularidades y limitaciones que impone cada vendedor, como por ejemplo, en el caso de Apple, la no aceptación de una descripción por separado, la biografía del autor y de campos de recomendación.
5. Mantiene siempre al día en los estándares. Muchos son los estándares con los que el editor lidia (ISBN, BISAC, IBIC, Thema, ONIX…), y estar al día en los cambios que se producen en cada uno de ellos supone una inversión en tiempo. Trabajar con un software de gestión permite no estar a la última en los cambios en estos estándares, porque su actualización forma parte del servicio que da el proveedor. Es decir, el software se actualiza para adaptarse a cada cambio en los estándares, por lo que el editor tiene la tranquilidad de estar siempre haciendo las cosas de forma correcta.
6. Hace que los flujos de trabajo sean más rápidos y sencillos. Normalmente lleva menos tiempo cambiar y actualizar los datos en la interfaz de un software que dentro de un archivo ONIX o en múltiples hojas de Excel. Este incremento en velocidad y eficiencia permite al editor reaccionar a los cambios en el mercado y enviar a los socios comerciales las actualizaciones de los metadatos con muy poco esfuerzo.
7. Extiende el alcance de la editorial a nuevos socios comerciales. Trabajar con un proveedor que tiene ya desarrolladas integraciones con diferentes socios comerciales permite al editor iniciar relaciones comerciales con ellos de forma mucho más rápida. En vez de tener que averiguar las especificaciones de cada tienda o distribuidor para los archivos de metadatos, o las localizaciones de los servidores FTP con los que hay que conectar, un proveedor de software de gestión que ya ha establecido muchas relaciones tiene todos esos detalles incorporados en su sistema y puede enviar los datos de la editorial inmediatamente.
8. Informa y descubre oportunidades. Los buenos sistemas de gestión de metadatos pueden hacer un seguimiento de quién cambió qué y cuándo, y puede mostrar al editor si la distribución de sus metadatos se ha producido con éxito o ha sufrido errores. Estos informes pueden darle una visión más amplia de sus metadatos y proporcionarle seguridad cuando haya errores o cuando se envían datos incorrectos.
9. Se integra con otros sistemas para fortalecer el funcionamiento de la editorial. Los editores tienden a usar múltiples sistemas para gestionar sus operaciones internas y externas. La gestión de sus metadatos mediante una aplicación de software puede hacer mucho más sencilla la integración con otros sistemas de inteligencia de negocios, sistemas de contabilidad, sistemas de seguimiento de royalties y otros, reduciendo la entrada manual de metadatos y los problemas asociados con este proceso, y facilitando un sistema de información y de recogida de datos que le ayuden en la toma de decisiones beneficiosas. Estas integraciones no suelen estar incluidas en los servicios de metadatos básicos, pero son un ejemplo del tipo de beneficios adicionales que un editor puede obtener con sus datos una vez que estos son gestionados en un único lugar.
10. Amplia las funcionalidades más allá de la simple gestión de los metadatos. Además de la integración con otros sistemas, muchas aplicaciones van más allá de las tareas de gestión básica de los metadatos, y proporcionan herramientas y funcionalidades adicionales muy útiles para los editores, como preparar páginas de recomendaciones o las fichas que pide B&N; gestionar procesos y tareas de los departamentos de adquisiciones, edición, producción, marketing y otros; gestionar los contratos de los autores; producir catálogos, y otras tareas.

Así pues, muchos son los beneficios del uso de un software de gestión. Lo más recomendable sería que los editores los consideraran cuidadosamente y buscaran la solución más adecuada para ellos. Los metadatos se están sofisticando cada día más, y los editores que siguen intentando gestionarlos manualmente se encontrarán con dificultades para competir en el mercado y para incrementar la descubribilidad de sus títulos.

En DataLibri trabajamos con Onixsuite, un software de gestión de metadatos que cumple con todas las funcionalidades descritas en los puntos anteriores, muy intuitivo y fácil de usar, y el único con interfaz en español.

El manual de los metadatos. Guía para la creación y distribución de metadatos de libros impresos y digitales