Cinco preguntas sobre los metadatos que los editores deberían hacerse o hacer a su equipo

Escrito por  Anne Kubek 

Traducido y comentado por Arantxa Mellado

Los viejos problemas de la edición siempre reaparecen con nuevas formas. Un ejemplo obvio es el de la información básica del libro, a la que ahora llamamos “metadatos”.

Los metadatos corren como savia digital del editor al minorista, y son vitales para que los libros aparezcan en la web del librero y en los mensajes de marketing personalizados para el cliente. Durante la última década, los editores han desarrollado nuevos flujos de trabajo para gestionar sus metadatos, y algunos han migrado esos datos a ONIX, el muy eficiente formato xml para compartir datos con la industria. Sin embargo, continua siendo extremadamente importante para los editores la actualización de la revisión de sus metadatos y de sus procesos de trabajo, pues las webs de los libreros y los canales de la industria editorial no dejan de evolucionar.

Con este propósito, los directores editoriales deberían hacerse o hacer a su equipo estas cinco preguntas sobre sus metadatos:

1. ¿A quién corresponden los metadatos en cada estadio del ciclo de vida del libro?

Cuando se trata de optimizar los metadatos, normalmente los editores se centran en los lanzamientos, pues son los que necesitan más promoción y atraer la atención de los medios. Además, todos los miembros del equipo editorial capaces de proporcionar los mejores metadatos se involucran activamente: el autor así como los equipos de edición, prensa y ventas. Pero ¿qué pasa después de algunos años, cuando el libro ya es parte del fondo activo?

Mientras un libro sigue su ciclo vital, los editores deben asegurarse de que los metadatos del catálogo reciben regularmente la atención que merecen. Esto implica una revisión periódica de los libros por categoría, para asegurarse de que los códigos BISAC [o IBIC o Thema] reflejan las últimas tendencias en palabras clave y las directrices del Book Industry Study Group (BISG) [y BIC (Book Industry Communication)]. También debe actualizarse la biografía del autor, para reflejar sus nuevas obras, los premios recibidos y los libros relacionados (especialmente cuando se trata de series). Cada año los editores deberían revisar todo su catálogo reciente, y cada dos años, el más antiguo. De esta forma se asegurarían de que todos sus libros tienen oportunidades de venta perennes.

2. ¿Deberíamos usar ONIX 3.0?

ONIX ayuda a los editores a establecer metadatos congruentes, lo que conlleva que las librerías muestren los títulos de la forma más eficaz y completa, permitiendo que sean fácilmente encontrados –y comprados– por los lectores. Además, los libreros suelen procesar antes los datos que les llegan en ONIX que los que les llegan en hojas de Excel, por lo que los libros que llegan en ONIX se actualizan o se ponen antes a la venta. ONIX también permite que los errores sean subsanados con mayor rapidez.

A pesar de estos beneficios, la mayoría de los editores todavía usan archivos de Excel para gestionar sus metadatos. Pero por muy completos que sean esos Excel nunca lograrán replicar la riqueza del formato xml en el que está construido ONIX, que representa más de 200 campos y que se ajusta mejor a los elaborados algoritmos de los motores de búsqueda de las librería, por lo que permite a los editores maximizar sus ventas.

La integración del estándar ONIX en los flujos de trabajo de la editorial con lleva esfuerzo y planificación, pero tiene un comprobado valor para los editores con un catálogo a partir de 50 títulos y un ritmo de publicación de unos 5 o más títulos mensuales.
[A mi modo de ver, el uso de ONIX para la transmisión de los metadatos es imprescindible sea cual sea el volumen y frecuencia de publicación de títulos de la editorial. Lo que sí es aconsejable para editoriales  con los volúmenes indicados es la integración de un software de gestión de metadatos, que la autora llama «integración de ONIX»]

Sin embargo, muchos editores están usando ONIX en su versión 2.1, que tiene más de diez años y fue diseñada para libros impresos. La versión 3.0, disponible desde 2009, es mucho mejor ya que amplía su alcance a las diferentes necesidades de los productos digitales. Mientras que algunos editores parecen haber retrasado la migración a 3.0 porque hay minoristas que aún no la aceptan, un buen socio distribuidor debería asistir a los editores a la hora de enviar la versión correcta de ONIX a cada minorista para aprovechar los beneficios de ONIX 3.0 cuando es posible. Dar este paso es fundamental en el proceso de crecimiento de la editorial, como lo ha sido el paso de PDF a EPUB en los últimos cinco años.

3. ¿Estamos aprovechando nuestros códigos BISAC [e IBIC] para lograr mejores ventas?

Unos códigos BISAC [e IBIC] actualizados permiten a las librerías etiquetar y mostrar correctamente los títulos en sus tiendas y páginas web. BISG [y BIC] revisan anualmente sus códigos para añadir nuevos, unificar los redundantes y actualizar la terminología. Por ejemplo, el año pasado se añadió un único código “New Adult”[1] como resultado directo del auge en el género, que antes se englobaba dentro de los “códigos Juveniles”.

Existen más de 3.000 códigos de materias, y el grado de detalle es muy alto. Así pues, es muy importante mantenerse actualizado en las nuevas directrices. El director editorial debería nombrar un responsable que esté al día en las novedades y las incorpore al catálogo.

Para los nuevos títulos, profundizar en las materias hasta dar con los códigos más específicos y apropiados asegura que aquellos estarán situados en la mejor categoría posible en las webs de las librerías. Esto aumentará las oportunidades de tus títulos de alcanzar posiciones más altas entre las listas y los resultados de búsqueda. Por ejemplo, digamos que en Amazon hay 111.638 títulos en “Ciencia Ficción”, pero sólo 243 tienen la categoría de “Cyberpunk sobre Inteligencia Artificial”. Tu título podría pasar de estar en el puesto #94.562 en la categoría general a subir al #63 en la categoría específica. Y lo que es más importante, los lectores que quieran leer tu libro (o busquen uno de ese género) podrán encontrarlo y comprarlo.

[Según he podido comprobar, esta categoría usada como ejemplo no existe, pero aun así sirve para ilustrar muy bien la necesidad de destacar las categorías específicas frente a las generales.]

En cuanto a los ebooks, recomendamos a los lectores usar hasta cuatro códigos BISAC [o IBIC] para afinar bien en su género, aunque en la versión impresa se usen menos. Es fundamental poner el código más representativo en primer lugar para conducir las ventas, porque a pesar de lo dicho hay tiendas que sólo aceptan un código, mientas que otras aceptan dos, tres y hasta cuatro.

4. ¿Necesitamos un socio comercial/proveedor de servicios para obtener el máximo provecho de nuestros metadatos?

Los responsables financieros de la editorial suelen creer que es más barato, sencillo e incluso más eficiente mantener internamente el control de los metadatos. Pero la dura realidad es que la gestión de ONIX puede ser desbordante para los editores. Para maximizar la eficiencia y aumentar las ventas, tiene más sentido buscar un socio comercial/proveedor de servicios adecuado que realice todo o parte del proceso[2].

A margen de que gestiones tu ONIX interna o externamente, aquí tienes unas preguntas clave que responder para asegurarte de que tus metadatos representan adecuadamente tus libros en el mercado:

• ¿Tenemos una fuente única de metadatos o recolectamos la información de diferentes fuentes [archivos]? ¿Qué se necesitaría para tener un único archivo fiable?
• ¿Cuáles son los pasos que damos en el proceso de actualización de los metadatos? ¿Cuánto de ese proceso es manual o requiere de múltiples niveles de intervención humana para la actualización? Cuanto mayor es la intervención humana, mayores las posibilidades de que se introduzcan errores.
• ¿Se está transmitiendo la información de la forma más rápida posible? Cuando hay que hacer actualizaciones, ¿con qué velocidad pasan de nuestro sistema a estar disponibles para las librerías?
• ¿Con qué velocidad y eficiencia podemos añadir nuevas tiendas y socios comerciales?

La evaluación de la capacidad del equipo editorial para gestionar los metadatos frente al uso de los servicios de terceros (sea el distribuidor o una empresa especializada en sistemas de gestión de metadatos que nos proporcione el software o el servicio) es un paso importante que dar cuando se considera el potencial de ventas a largo plazo de los títulos del catálogo.

5. ¿Cómo manejan las librerías nuestros metadatos?

Es importante que el director editorial tenga la seguridad de que el trabajo de su equipo para crear excelentes metadatos se está ejecutando correctamente en las librerías. Recomendamos hacer envíos específicos de metadatos a las librerías para asegurarse de que reciben los campos de metadatos que requieren e, idealmente, nada más. Esto reduce los errores en las webs de las librerías. Como dice Thad McIlroy,

Necesitarás entender la idiosincrasia de cada librería on line a la hora de manipular los elementos de los metadatos, si es que los manipulan. Mantenerse al día en estas cambiantes particularidades es una razón más para contratar los servicios de un tercero.

Habría que designar a una persona de la editorial que se dedicara a controlar regularmente los cambios en la forma en que los metadatos alimentan las webs de las librerías y sus páginas individuales de producto, revisando los títulos antiguos del fondo para asegurarse de que se ajustan a los estándares actuales, y para verificar que los detalles del título se muestran correctamente.

La comprensión de la extrema importancia de los metadatos es fundamental para los directivos editoriales. Involucrar al equipo en una discusión acerca de los flujos de trabajo y de los procesos de gestión puede destacar oportunidades de mejora para que los títulos sean descubiertos y conseguir un aumento de las ventas que haga crecer el negocio.

[1] Nota de la traductora: “New Adult” (“adulto reciente” sería la mejor traducción) es un género de ficción. Sus protagonistas están entre los 18 y los 25-26 años, generalmente en la universidad o en su primer trabajo. “New adult” cubre el hueco entre “Infantil y Juvenil” y “Adulto”.

[1] En DataLibri trabajamos con Onixsuite, un software de gestión de metadatos que cumple con todas las funcionalidades descritas en los puntos anteriores, muy intuitivo y fácil de usar, y el único con interfaz en español.

Artículo original: Five Questions Publishing Leaders Need to Ask About Metadata

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