Las devoluciones siguen siendo uno de los mayores costes ocultos del sector editorial: consumen tiempo, tensionan la relación entre agentes y, sobre todo, inmovilizan capital.
Mientras en España se gestionan mediante protocolos flexibles y negociación, el mercado británico lleva más de veinte años aplicando un modelo distinto: el IRI, un sistema que automatiza la validación de devoluciones y elimina la intervención manual en la mayoría de los casos.
En este artículo analizo cómo funciona este modelo, qué problemas resuelve y, sobre todo, qué implicaciones tendría trasladar una lógica similar a nuestro mercado.
Rara es la semana en que las devoluciones de libros no aparecen en mis lecturas o conversaciones profesionales. Y más raro aún es que no se las mencione en cualquier foro o conferencia del sector.
Si el tema es la sostenibilidad, emergen las devoluciones con su alta huella de carbono. Si se trata de los canales de venta, surge el coste de la gestión de las devoluciones. Si se habla de producción, se acusa a la «sobreimpresión» de la elevada tasa de devoluciones. Si la cosa va de rentabilidad, el alto coste de las devoluciones asoma la cabeza. Y suma y sigue con la logística, la gestión del fondo, la destrucción de ejemplares, las relaciones entre librerías y editoriales, etcétera, etcétera, etcétera.
Devoluciones ad nauseam.
La razón está en que las devoluciones son la Moby Dick del mercado del libro. Una enorme ballena del tamaño del 30% de la producción editorial que complica y encarece la cadena de suministro. En realidad, una gran manada de ballenas, con tonelajes entre el 20 y el 40%, pues cada país pugna con la suya propia en el intento de racionalizar un problema que resta energía y eficiencia y genera costes.
Lidiar con la ballena de las devoluciones significa intentar aligerarla de peso y reducirla de tamaño, y también tratar de solventar los problemas que su gestión genera a editoriales, distribuidores y librerías: Costes administrativos y de logística inversa, pérdidas de stock causadas por los libros devueltos dañados o desfasados, problemas de liquidez debido a los retrasos en los pagos, y tensiones comerciales por falta de transparencia o por las diferentes interpretaciones de los acuerdos entre las diferentes partes. Por no hablar de la huella de carbono que genera el ir y venir de los camiones de reparto.
Pero el verdadero peligro de esta ballena no reside únicamente en el 30% del volumen físico que desplaza, sino en el coste de oportunidad del capital inmovilizado. Mientras el stock viaja innecesariamente en un ciclo de logística inversa que puede durar semanas entre idas y venidas, la editorial mantiene activos circulantes que no generan rentabilidad porque están bloqueados.
Como expliqué en detalle en este otro artículo, este stock fantasma itinerante, que va y viene, representa para las editoriales una liquidez retenida que impide reinvertir en otras inversiones rentables (como nuevos títulos o campañas de marketing).
No es, pues, de extrañar que la gran ballena blanca de las devoluciones sea un tema recurrente en todos los eventos y conversaciones del sector.
Como tampoco es de extrañar que me haya llamado la atención la existencia y funcionamiento del modelo IRI británico, tanto como para dedicarle un artículo.
Qué es el modelo IRI y cómo gestiona las devoluciones
El Industry Returns Initiative (IRI), el capitán Ahab de la industria editorial británica, es un estándar sectorial impulsado hace veinte años por el británico BIC (Book Industry Communication), entidad que también gestiona ONIX y Thema en el Reino Unido.
Se trata de un modelo automatizado que busca simplificar el proceso tradicionalmente lento, manual y lleno de fricciones de las devoluciones, y lo logra mediante la optimización de los procesos y la colaboración técnica entre todas las partes de la cadena de suministro, sin alterar el equilibrio comercial entre ellas.
El sistema funciona en cuatro pasos:
La librería solicita la devolución de forma telemática, dentro de las ventanas temporales pactadas según el tipo de título. El sistema valida automáticamente esa solicitud cruzando el historial de compras con las devoluciones ya realizadas: sin facturas, sin albaranes y sin intervención humana. Si hay saldo neto disponible, la devolución se autoriza o se ajusta en menos de 24 horas, y el abono a la librería se gestiona de forma también automática.
Además, el sistema distingue entre novedades y títulos de fondo. La razón no está en una lógica de distribución diferente entre ambas, sino en el factor riesgo: una novedad necesita un tiempo mínimo para que genere historial de ventas, por lo que no puede devolverse hasta tres meses después de su publicación, mientras que un título de fondo dispone de hasta quince meses desde la compra para ser devuelto.
Desde mi punto de vista, lo destacable del modelo IRI es la automatización y que no hay margen para la interpretación de los acuerdos ni para la solicitud de excepciones en su aplicación (lo que se sube al sistema es lo que el sistema aplica), y esto convierte el acto de la devolución en una sencilla operación de cálculo. Aunque también debo reconocer que este grado de automatización tiene, sin embargo, un coste evidente y es que reduce el margen para gestionar esas excepciones comerciales que no encajan bien en reglas tan predefinidas.
Lo que el modelo IRI resuelve
Las ventajas del Industry Returns Initiative están en su propio funcionamiento.
La primera es la velocidad. Al eliminar la intervención manual en la validación, el sistema resuelve las devoluciones en menos de 24 horas. Para una librería, eso significa que la liquidez es predecible, y también introduce disciplina en la gestión de pedidos y cantidades, ya que cada decisión de compra queda ligada a una devolución futura parametrizada y trazable. Y para una editorial y un distribuidor, significa que el ciclo de logística inversa no se convierte en un agujero negro administrativo que consume tiempo y recursos sin fecha de resolución.
La segunda ventaja es la objetividad. La validación es una operación técnica, no depende de la relación entre las partes, de quién gestiona la cuenta ese día ni de cómo se interpretó el acuerdo comercial en su momento. La validación depende de datos registrados y reglas previamente consensuadas. Eso elimina los rechazos injustificados, reduce los conflictos por discrepancias y, sobre todo, despersonaliza un proceso que en el modelo tradicional está demasiado expuesto a la fricción entre las partes.
La tercera ventaja es la trazabilidad. Cada solicitud, cada validación y cada decisión quedan registradas en el sistema. Editoriales, distribuidores y librerías conocen las condiciones de antemano y tienen acceso al historial completo de compras y devoluciones por libro. Sobre esta base se pueden tomar decisiones comerciales informadas, detectar patrones de comportamiento por canal y título, y auditar cualquier discrepancia sin depender de la memoria de nadie.
Rapidez, objetividad y transparencia son los beneficios de haber automatizado las reglas del juego. Según la Publishers Association, las devoluciones en el mercado británico se redujeron un 32% entre 2013 y 2017, y alcanzaron ese año su nivel más bajo registrado. Desde entonces, la asociación no ha vuelto a publicar esta métrica de forma desagregada, por lo que no es posible establecer una tendencia más reciente ni atribuir causalidad directa al IRI.
Con todo, como cualquier sistema basado en reglas, el IRI funciona mejor en contextos estables y predecibles, por lo que cuanto mayor es el peso de campañas, depósitos o acciones comerciales atípicas, mayor es la presión sobre su rigidez operativa.
Diferencias entre el Modelo IRI británico y las Normas CSL españolas
A estas alturas, es posible que estés pensando que algo así ya existe en España, que las Normas CSL (Cadena de suministro del libro) establecen una regulación de las devoluciones y que la automatización perjudica los depósitos y ciertas promociones.
Sí y no.
Según Fande, «las Normas CSL son protocolos de mínimos acordados por representantes de editores (FGEE), distribuidores (FANDE) y libreros (CEGAL), para tratar de optimizar los procesos en la comercialización del libro».
Un «protocolo de mínimos» no es un estándar, sino un conjunto básico de reglas de cumplimiento voluntario, que establece una base sobre la que organizar y mejorar los procesos comerciales: pedidos, entregas, devoluciones, metadatos, facturación, etc. El protocolo de mínimos reduce la fricción entre agentes del sector, porque se evitan malentendidos, repeticiones y errores frecuentes, pero –y aquí está la clave– sólo si se aplica.
Así pues, las normas CSL no son un estándar vinculante, ya que cada parte puede decidir si las aplica o no.
Paradójicamente, esta falta de obligatoriedad en el protocolo español tiene su parte positiva, ya que es lo que permite gestionar las promociones especiales y los depósitos. Ambas suelen ser el motor de la visibilidad en el punto de venta, pero suponen un reto logístico, pues operan con plazos de devolución y condiciones de abono que rompen el flujo de suministro. Al no existir una validación algorítmica rígida, como la del IRI, el sistema español conserva una capilaridad comercial que permite a la editorial y a la librería negociar excepciones, aunque sea a costa de una mayor carga administrativa y de una resolución de los saldos mucho más lenta y manual. Mientras que las Normas CSL permiten a la librería ajustar las devoluciones sobre la marcha mediante negociación, el IRI le obliga a anticipar mejor sus decisiones, desplazando parte del criterio desde la devolución hacia la compra.
Éste es el quid de la cuestión y lo que marca la diferencia con las normas IRI británicas.
Vamos a verlo más en detalle:
El proceso de las devoluciones se define en la Norma 03 y la Norma 09 del protocolo CSL, que especifican los plazos recomendados, los datos mínimos que debe contener una solicitud (el número de pedido, la fecha, el ISBN, las unidades y el motivo) y el modo en que debe comunicarse ésta.
Pero este proceso no es un estándar técnico operativo, no normaliza y automatiza los procesos, no marca ventanas temporales (solo plazos genéricos) y no exige un sistema técnico específico, sino que deja margen para que cada uno gestione sus devoluciones como prefiera, siempre que cumpla esas condiciones mínimas. Así pues, la respuesta operativa varía según la editorial o el distribuidor, y la devolución puede tardar días o semanas, sin respuesta inmediata garantizada.
En resumen: Al ser las normas CSL un protocolo de mínimos no obligatorio, su cumplimiento depende de la buena voluntad y la diligencia de los eslabones de la cadena de suministro del libro. Y ya sabemos que los cementerios están llenos de buenas intenciones.
¿Y el estándar SINLI?
La ejecución de los protocolos de devolución usando el estándar SINLI (Sistema de Intercambio Normalizado del Libro) tampoco alcanza el nivel de eficiencia operativa del modelo IRI británico, pese a que añade un grado de automatización.
En un mensaje tipo «Aviso de devolución», SINLI estandariza la estructura XML para los datos y la documentación exigidos por la norma CSL 09 y permite enviarlos por vía electrónica, de forma inmediata y sin errores de interpretación. Pero no ofrece la integración, la trazabilidad ni la validación automáticas que caracterizan al IRI.
Nada mejor que una tabla para apreciar y entender las diferencias entre los procesos de devoluciones español y británico:
| CSL + SINLI (España) | IRI (Reino Unido) | |
| Automatización de las devoluciones | Parcial (solo el envío de mensajes EDI mediante SINLI) | Total |
| Validación automática de las condiciones | No (requiere revisión manual o confianza entre las partes) | Sí (el sistema compara ventas netas y devoluciones registradas) |
| Tiempos de respuesta | Variables (depende del proceso interno de cada parte) | 24 horas (respuesta automática estandarizada) |
| Trazabilidad operativa | Limitada al seguimiento documental | Completa (cada solicitud y decisión queda registrada en el sistema) |
| Control por parte de la editorial | Total sobre cada decisión, pero sin marco estructurado ni auditable | Encuadrado en reglas consensuadas, parametrizado y auditable |
| Adopción práctica sectorial | Variable e incompleta (depende de cada editorial y distribuidor) | Amplia y uniforme en el mercado británico |
Conclusión
El modelo IRI británico lleva veinte años en funcionamiento y ha sabido evolucionar. La revisión acometida por el BIC en 2024 —con actualizaciones de documentación, nuevos códigos de respuesta y clarificaciones sobre el rol del historial de ventas— es una señal de su madurez como estándar, pues los sistemas que duran son los que se revisan y se adaptan a las nuevas circunstancias.
Las normas CSL españolas que regulan las devoluciones —la Norma 03 y la Norma 09— no han sido actualizadas desde 2015. En esta última década se han reconfigurado los canales de comercio electrónico, se han reducido los márgenes para toda la cadena y la sostenibilidad y la eficiencia se han convertido en criterios operativos. Pero el protocolo que regula uno de los procesos más costosos de la cadena de suministro del libro sigue siendo el mismo.
La flexibilidad que ofrecen las normas CSL aporta valor y sería un error no tenerlo en cuenta. Pero confundir esa flexibilidad con una virtud del sistema es un lujo que el sector editorial puede permitirse cada vez menos.
La experiencia británica ofrece la demostración de que automatizar las devoluciones con reglas claras y compartidas genera eficiencia administrativa, financiera y operativa, y ahorra la energía que se consume en gestionar fricciones evitables entre las partes de la cadena de suministro del libro, aunque sea a costa de acotar el espacio para la negociación táctica. Con todo, no se puede ignorar que el propio BIC reconoce que la implementación práctica del IRI tiene fisuras debido a códigos de rechazo mal aplicados y a intervenciones manuales que socavan el proceso automatizado, lo que indica que ni siquiera un estándar bien diseñado se sostiene sin una cultura sectorial que lo respalde mayoritariamente.
Pero, pese a esas fisuras, el sistema IRI cambia la forma en que el librero devuelve los libros y también cambia cómo el librero los compra.
La ballena sigue ahí. Ningún sistema de gestión de devoluciones, por eficiente que sea, va a lograr que el mercado del libro deje de funcionar como funciona, al menos en muchos años. Pero lidiar con la ballena sin las herramientas adecuadas, cuando existe la prueba de que la mejora es posible, debería propiciar el debate y la toma de decisiones en todas las industrias editoriales locales.
